(Last Updated On: 16. August 2016)

Oft benötigen Sie zur Korrespondenz mit anderen Unternehmen oder Behörden noch ein Fax. Faxen ist in Deutschland  – trotz E-Mail-Verkehr – nicht totzukriegen! Faxe sind in Deutschland etabliert und auch bei älteren Semestern bekannt. Faxe können ebenfalls weltweit empfangen werden – und zwar über Satellit. So rückschrittlich, wie Sie vielleicht meinen, ist das Fax also gar nicht.

Das für diese Unternehmen irrtümlich beste Argument für das Fax ist, dass der Versand und Empfang eines Faxes angeblich nachweisbar ist.

Das problem wie bei E-Mail nämlihc ist, dass der Empfang einer E-Mail nicht nachweisbar ist. Auch wenn der Versand der E-Mail vom SMTP-Serverprovider bestätigt wird, ist dies noch lange kein Beweis für den Empfang und das Lesen der E-Mail. Selbst, wenn man für die E-Mail eine Lesebestätigung anfordert, kann der empfänger die e-Mail lesen, ohne eine solche Lesebestätigung zu erteilen – denn die meisten Mailclients bieten die Option, diese Lesebestätigung abzulehnen.

Für alle, die meinen, etwas anderes gehört zu haben: Es gibt unterschiedliche gerichtsurteile zum Thema E-Mail. In einigen Fällen gab das Gericht dem Versender einer E-Mail Recht, sobald er den Versand nachweisen konnte. In anderen Fällen hingegen ist das Verfahren gescheitert, weil keine Empfangsbestätigung vorgelegen hat. So eine Empfangsbestätigung kann man in seinem E-Mail Programm anfordern, wie bereits gesagt, kann jedoch der empfänger die bestätigung ablehnen. Eine feste Zusage zum erfolgreichen Absenden der E-Mail bekommt man nur vom Anbieter seines SMTP-E-Mail-Servers. Doch auch das ist problematisch. Sind beispielsweise selbst auf ihrer eigenen Domain Anbieter ihres SMTP-Servers (wie ich z. B. auf meiner Domain dafrk-blog.com), der zum Versand Ihrer E-Mail zuständig ist, könnte man Ihnen unterstellen, dass Sie den erfolgreichen Versand gefälscht haben. Auch der E-Mail-Anbieter des Kundne wird sich auf die Seite seines Kunden stellen und hat aus datenschutzrechtlichen Gründen auch gar nicht die Möglichkeit dazu, Ihnen den Empfang zu bestätigen. Schon gar nicht können Sie mit Erfolg rechnen, wenn der emnpfänger seinen eigenen Posteingang selbst anbietet (wie ich auf meiner Domain).

Um diese problematik zu umgehen, greifen deshlab noch viele Unternehmen fälschlicherweise auf das Fax zurück – und bestehen auf ein Fax zur Kommunikation. Wofür man per Post Extra-kosten bezahlen müsste, da man ein Dokument per einschreiben verschicken muss – erhalten Sie die Empfangsbestätigung ganz einfach ohne Zusatzkosten über das Fax. Dem ist nicht so! Es gibt diverse Urteile, die bestätigen, dass es aufgrund von technischen Störungen vorkommen kann, dass trotz der OK-Meldung im Faxjournal ein Fax nicht im Machtbereich des empfängers eingeht.

Die Versandbestätigung eines Faxes ist also – genau so wie die einer E-Mail – nicht wirklich vor Gericht verwertbar.

Es gibt aber auch weitere, logische Vorteile, die das Fax mit sich bringt – weshalb viele Unternehmen auf ein Fax bestehen:

Dabei verbindet Fax  – bis auf den Versand elektronischer Anhänge – die selben Vorteile wie E-Mail.

Fax ist heutzutage außerdem in viele Unified-Messaing-Systeme von Firmen integriert. Das bedeutet: sie sind in einem Unternehmen und tippenm anstelle einer E-Mail-Adresse einfach eine Fax-Nummer in das Adressatenfeld – dieses wird dann elektronisch dem Empfänger als Fax zugeschickt. Solche Unified-messaging-Systeme bieten dieselbe funktonalität beispielsweise auch für SMS an.

außerdme gibt es viele Probleme der E-Mail beim Fax nicht. Phishing, virenverseuchte Anhänge und falsch vom Spam-Filter aussortierte Nachrichten gehören beim Fax nicht dazu. Ab dem Moment, wo das Fax in der Telefonleitung landet, wird es auch über das analoge Faxnetz verschickt – das heißt ab hier können die Nachrichtne nicht von fremdne Mitgelesen oder geknackt werden. Nur die Verbindung vom Computer bis in die Telefondose braucht besondere aufmerksamkeit. Das ist bei E-Mail anders. Hier brauchen Sie mindestens SSL-Verschlüsselung, wenn Sie ihre E-Mail einigermaßen sicher über das Internet verschicken wollen.

Wenn ihnen daran gelegen ist, einfach nur ein Fax zur Koresspondenz zu verschicken – unabhängig von der gültigkeit der empfangsbestätigung – finden Sie im Folgenden einige Möglichkeiten aufgelistet. Ist Ihnen hingegen an der Rechtssicherheit Ihres Faxes oder einer E-Mail gelegen, lesen Sie im nächsten Kapitel weiter unten weiter.

Faxen mit der Fritz!Box

Mit der Fritz!Box können Sie sowohl über einen IP-Anschluss über das Internet per Voice over IP, als auch über die alte Methode analog faxen.

Damit Sie per Internet faxen können, muss eine Internetrufnummer eingerichtet sein. Das geht in der Benutzeroberfläche über Telefonie / Eigener rufnummern / Neue Rufnummer

Dedsweiteren müssen unter Telefonie / Eigene Rufnummern / Anschlusseinstellungen die Standortangaben festgelegt sein (Landesvorwahl etwa 00 und 49 in den beiden Textfeldern) und der Hkaen bei Festnetz aktiv muss draußen sein.

Hier können Sie auch einen Haken ankreuzen, wenn ihr Provider zur Faxübertragung das Protokoll T.38 unterstützt. Das sollten Sie nur dann aktivieren, wenn Ihr Provider das explizit untersütztt – tut er das nicht, unterstützt er in der Regel die Faxübertragung über die üblicherweise schlechtere Variante G.711.

Nun können Sie unter Telefonie / Telefoniegeräte / Neues Gerät einrichten eine integrierte Faxfunktion einrichten und dieser eine Ihrer Nummern zuweisen. Mit dieser Nummer können Sie faxe empfangen, aber auch senden. Testen können Sie das anschließend über Telefonie / Fax. Es empfiehlt sich, unter TElefonie / Fax / Einstellungen festzulegen, dass die Faxe, die Sie empfangen, außerdem per E-Mail an Sie wietergelitet werden. Geben sie hierzu unter Weitere Einstellungen unter per E-Mail weiterleiten eine Adresse ein und aktivieren Sie den Haken.

Fax und E-Mail rechtssicher verschicken

Selbst wenn der Sendebericht Ihres Faxes vor Gericht angenommen würde  -einen Haken hat Fax im digitalen Zeitalter jedoch trotzdem: Nur Papierfax an Papierfax wäre demnach rechtssicher! Obwohl die Empfangsbestätigung bei einem elektronischen Fax als solche vielleicht in einem individuellen verfahren anerkannt werden könnte, ist bei einem Comüputerfax eine elktronische Signatur notwendig. Das Gesetz behandelt also elektronisches Fax und E-Mail gleich. Die Signautr speichert infomrationen über das versendete Fax. Gibt es eine Bestätigung der elektronischen Signatur, gilt dies als Nachweis, dass dasselbe Fax empfangen wurde. Nunr dann ist auch ein elektronisches Fax- und eine E-Mail – rechtssicher. Dieses Verfahren nutzen heutzutage viele Unternehmen bie der sogenannten EDI-Rechnugnsstellung – hierbei werden Rechnungen ausgestellt, bei denen der Versender aufgrund der Bestätigung seiner elektronischen Signatur einwandfrei nachweisen kann, dass seine Rechnung beim Kunden eingegangen ist – und der Kunde seinerseits hat die Bestätigung, dass die Rechnung einwandfrei vom Absender stammt.

Da ihnen daran gelegen sein sollte, ein rechtssicheres Fax oder eine rechtssichere E-Mail elektronisch verschicken zu können (wer will scho unbedingt ein Fax kaufen), gehen wir in diesem Abschnitt ausschließlich auf dieses Thema ein. Natürlich gibt es einfachere Methoden, Faxe elektronisch zu versenden – dort haben Sie aber wie bereits beschrieben oft keine elektronische Signatur.

Eine elektronische Signatur stellt sicher, dass die Identität des Absenders, die integrität der Nachricht, und die Verbindlichkeit der Nachricht stimmt. Eine solche signatur ist eindeutig einer natürlichen Person zuzuordnen und ermöglicht ide identifizierung des Schlüsselinhabers. Die Voraussetzung dabei ist, dass sowohl Absender als auch Empfänger des faxes / der E-Mail solche elektronischen Signaturen unterstützen. Dieses Verfahren ist also nur für Sie interessant, wenn Sie Unternehmer oder Existenzgründer sind.

Faxen über Onlineanbieter

Sie können aber auch über Online-Portale faxen. Das geht beispielswiese mit Anbietern wie Sipgate oder GMX. Meist kann man hier PDF-Dateien oder Bilder mit einer Größe von 2 bis 3 MB hochladen. Bei diesen Anbietern ist das Faxen kostenlos – zumindest zeitweise, beispielsweise bie GMX für einen probemonat – danach müsste man eine TopMitgliedschaft erwerben. Bei anderen Anbietern wie beispielsweise hellofax erhalten Sie 50 kostenlose Fax-Seiten.

Wenn Sie als Unternehmer Faxe versenden wollen, vielleicht sogar explizit über eine Online-Webanwendung, könnte der Service von InterFAX für Sie interessant sein. Sie können entweder auf dem Serviceportal selber oder über Ihre eigene Webanwendung per API Faxe versenden. Das modell ist Prepaid, das heißt Sie kaufen im Vorfeld ein bestimmtes Kontingent ein. Derzeit kosten 111 Seiten 11,90 €.

Faxen über einen Multifunktionsdrucker

Viele Multifunktionsdrucker mit Netzwerkanschluss (die also nicht über WLAN, sondern über Kabel angebunden werden) haben ein integriertes Fax. Dazu haben diese eine RJ11-Buchse, mit der Sie ein entsprechendes RJ11-TElefonkabel einstecken können, um die Faxeinheit des Druckers mit dem FON1-Anschluss Ihres Routers zu verbinden. Achtung: Verwechseln Sie die RJ11-Buchse für die Faxeinheit nicht mit der für den Telefonhörer, den Sie optional mit anschließen könnten, um Anrufe auf dem Fax entgegenzunehmen. Dieses Fax können Sie jetzt beispielsweise in Ihrer Fritz!Box als Telefoniegerät hinzufügen, mit dem Anschluss FON1, und ihm eine Nummer zuweisen. Empfängt das Gerät ein Fax, so wird dieses gedruckt. Genau so können Sie nun über dieses Gerät Faxe versenden.

Sie müssen dazu noch den Druckertreiber auf Ihrem PC installieren. Solche Drucker schließt man in der Regel nicht mehr per USB direkt an den PC an – obwohl das natürlich gehen würde. Stattdessen bindet man den Drucker zusätzlich per RJ45-Kabel oder per WLAN in das Netzwerk ein und gibt ihm eine IP-Adresse. Auf allen PCs, die auf diesen Mutlifuntkionsdrucker nun zugreifen sollen, installiert man den Druckertreiber. Dieser erkennt den Drucker im netzwerk. Nun können auch alle Rechner im Netzwerk Faxe über das Multifunktionsgerät senden.

Der Druckertreiber richtet hierzu bei Ihnen ein extra Gerät ein, welches in der systemsteuerung neben dem Drucker koexistiert.

Öffnen Sie ein Dokument und wählen Sie im Drucken-Dialog das Faxgerät als Drucker aus. Wenn Sei dann auf OK gehen, werden Sie gebeten, eine Faxnummer anzugeben.

 

Mit dem Drucker können Sie nun auch Faxe empfangen. kommt ein Fax bei Ihnen an, wird es standardmäßig erstmal im Speicher vorgehalten. Erst, wenn Sie eine Sondereinstellung tätigen, wird es sofort gedrückt. Ansnsten müssen Sie das dokument erst vom speicher auslesen und können es dann drucken lassen.

Alternative: De-Mail und E-Postbrief

WEnn Sie elektronische Nachrichten rechtssicher verschicken wollen, haben Sie neben Fax und E-Mail mit elektronischer Signatur auch die Möglichkeit von De-Mail oder E-Postbrief.

Wenn alle Stricke reißen: Dokument per Einschreiben oder Vertrauensbasis

Als allzeitbewährte Alternative können Sie das dokument natürlcih per Einschreiben verschicken – unterschreibt der empfänger das einschreiben, haben Sie den rechtssicheren Nachweis des Versands.

Jegliche digitale Korrespondenz mit anderen Unternehmern beruht grundsätzlich auf der Vertrauensbasis. Warum also nicht danach verfahren? Bitten sie doch einfach Ihr Gegenüber, Ihre letzte Nachricht zu bestätigen oder darüber Stellung zu beziehen – dann haben sie zwar nicht unbedingt gleich einen rechtssicheren Beweis – sind diesem aber einen Schritt näher gekommen. Denn selbst Unterschriften sind per Fax und E-mail, wenn Sie beispielsweise eingescannt wurden – nicht rechtsgültig. Sie haben aber eine nachweisbare Korrespondenz über den Sachverhalt mit Ihrem Gegenüber, die plausibel klingt. Warum vertrauen sie also nicht einfach mal aufeinander?

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